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面会の約束をする場合、おそらく一番いいのは電話でお願いすることでしょう。けれど、相手が海外にいる場合は時差があって電話できないこともあるでしょうし、電話で捕まらない場合もあるでしょう。そうなるとメールで面談を申し込むことになります。
けれど、気心知れた相手なら別ですが、初対面やよく知らない相手だと、どうしても書面ではぎこちなさが漂います。今回はそんな初対面の相手に対しても悪印象を残さないような、面談のお願いメールの書き方について見てみましょう。
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＜目次＞
本文は丁寧に、でもタイトルは簡潔に
まずメールのタイトルから。特に相手がよく知らない人の場合、メールのタイトルで中身が判断できないと、すぐ開いてもらえない、または読まずに捨てられてしまう可能性もあります。
ですので、メールのタイトルは”Hello”や、”My name is XXX”といった挨拶調のものは避けて、ダイレクトに”Request for an appointment（またはmeeting）”など、簡潔で分かりやすいものにしましょう。
いきなりお願いをする前に・・・
では本文に入っていきましょう。丁寧に書いたからと言って、いきなり「お時間をいただけないでしょうか？」では、やはり訝しまれてしまいますよね。まずは自己紹介、紹介者がいればその人の名前、いきなりメールで連絡する非礼（と、その理由も）を詫びると丁寧でしょう。
例文で見て行くことにしましょう。
いよいよ面談の申し込み！
前段の挨拶と自己紹介が済んだら、いよいよ面談の申し込みです。まずは「お会いしたいのですが」「お時間をいただけますか」などにあたる言い回しはを、いくつか見ていきましょう。
（ご都合の良い時に面談のお約束をさせていただけないでしょうか）
（可能であればミーティングのためにお時間をいただきたく思います）
（XXについてお話しするためにお会いできないでしょうか）
お願いをしたら、たたみ込むように「いつにしましょうか？」というのが常道ですよね。時間や場所についての都合を聞くフレーズをいくつかあげてみましょう。
（お会いするのにご都合の良い時間（日にち）はいつ頃でしょうか？）
（ご都合の良いお日にち（場所）はどちらでしょうか？）
（ご都合をお教えいただけないでしょうか？）
さらに丁寧にしたい場合はWould you “kindly” let me know…とします。
終わりまで気を抜かず、印象良く！
用件はここまでで後は結びの文章ですが、顔が見えないコミュニケーションですから、確認事項やお礼など、最後まで丁寧にすることを心がけると良いでしょう。いくつか例となる文章をあげてみますね。
（日にちが近づきましたら、また確認をさせていただきます）
（ミーティングの前に、参考資料をお送りします）
（ご検討いただき、ありがとうございます）
（お会いするのを楽しみにしております）
おわりに
特に面識のない人が相手だと、コミュニケーションは慎重に、丁寧に取らないと第一印象が悪いものになってしまいます。メールだとハードルは高くもありますが、納得いくまで書き直しができるのも良いところです。
メールを上手に使って、スムーズなアポ取りに役立てましょう！
